Arquivo Eletrônico

O arquivamento eletrônico geralmente significa o armazenamento de informações em formato eletrônico. Um caso especial de arquivamento eletrônico é o arquivamento à prova de revisão de documentos relevantes para o direito comercial e tributário, aos quais se aplicam requisitos especiais , em particular a imutabilidade e disponibilidade de longo prazo de acordo com os períodos de retenção aplicáveis .

Sistemas especiais de arquivamento são geralmente usados ​​para arquivamento eletrônico. O termo arquivamento eletrônico abrange diferentes componentes de um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo , que no uso da Anglo-American são referidos separadamente como " gerenciamento de registros ", " armazenamento " e " preservação ". O termo científico de um arquivo no sentido de arquivamento de longo prazo não é idêntico em conteúdo ao termo usado pela indústria de gerenciamento de documentos .

O termo arquivamento eletrônico é usado de maneira muito diferente. Embora as empresas hoje já vejam os períodos de retenção de dez anos para dados e documentos relevantes para o direito comercial e tributário como muito difíceis de implementar, os arquivos históricos falam de armazenamento seguro, ordenado e acessível de informações com períodos de armazenamento de vários séculos. Face às tecnologias em constante mudança, software, formatos e normas sempre novos, este é um grande desafio para a sociedade da informação .

O armazenamento, desenvolvimento e fornecimento de informação é um pré-requisito para a viabilidade das empresas e administrações modernas. Com o crescimento exponencial das informações eletrônicas , os problemas de retenção de longo prazo aumentam , embora as tecnologias de software modernas sejam muito mais adequadas para gerenciar informações do que era tradicionalmente possível com papel , arquivos e estantes. Cada vez mais informações são criadas digitalmente e a saída em papel é apenas uma representação possível do documento eletrônico original . O uso de assinaturas eletrônicas confere aos documentos eletrônicos o mesmo caráter jurídico dos documentos originalmente assinados manualmente. Esses documentos digitais só existem legalmente em formato eletrônico. Entretanto, estes desenvolvimentos obrigam todas as empresas a lidar mais intensamente com o tema do arquivo eletrónico.

Definições

Na Alemanha, três definições foram usadas para arquivamento eletrônico:

Arquivo Eletrônico

O arquivamento eletrônico é o armazenamento sustentado por banco de dados, de longo prazo, seguro e imutável de objetos de informações eletrônicas que podem ser reproduzidos a qualquer momento.

Biblioteca de fitas (vista interna)

Arquivo eletrônico de longo prazo

O arquivamento eletrônico de longo prazo é o armazenamento de informações eletrônicas por mais de 10 anos.

O termo arquivamento de longo prazo é em princípio um pleonasmo , pois o arquivamento já implica o aspecto de longo prazo, mas ajuda a enfatizar a diferença para o arquivamento de curto prazo ou backup .

Arquivo eletrônico à prova de auditoria

O arquivamento à prova de auditoria é o armazenamento de objetos de informações eletrônicas relevantes para os negócios que atendem aos requisitos do Código Comercial § 239 , § 257 HGB, bem como do Código Tributário § 146 , § 147 , § 200 e do GoBD para o armazenamento seguro e adequado de documentos comerciais e os períodos de retenção de seis a dez anos.

O código comercial (HGB) e o código tributário (AO) fornecem a base para o armazenamento, independentemente se em arquivos convencionais em papel ou em sistemas eletrônicos (ver segurança de auditoria ). Os requisitos foram resumidos no Código de Prática "Princípios de Arquivamento Eletrônico" da Association of Organizational and Information Systems (VOI) 1996. A definição de arquivamento à prova de auditoria originalmente vem de Ulrich Kampffmeyer tão cedo quanto 1992. A funcionalidade eo alcance dos arquivos eletrônicos na ISO 14721 OAIS Sistema de Informação Abrir Arquivo padrão e que de registros sistemas de gestão ISO 15489-1 são internacional / -2 Informação e documentação - Gerenciamento de registros definidos. Na Alemanha, o IT-Grundschutz Catálogos do BSI pode ser usado em relação à segurança e testes de sistemas de arquivo . Se os e-mails não forem salvos de maneira à prova de auditoria, o gerenciamento dos gerentes de TI pode ter que ser pessoalmente responsável, o que pode resultar em prisão de até dois anos ou multas.

Padrões de arquivamento eletrônico

O padrão mais importante para arquivamento eletrônico é o OAIS "Modelo de Referência para Sistema de Informação de Arquivo Aberto". O modelo de referência descreve as funções e componentes necessários para o arquivamento eletrônico de longo prazo. OAIS foi desenvolvido pelas agências espaciais e adotado em 2003 como o padrão ISO 14721. A versão 2 do OAIS, o chamado “Livro Magenta”, foi adotado em agosto de 2012 como o padrão ISO 14721: 2012.

Lembretes para arquivamento à prova de auditoria

As dez frases-chave a seguir sobre arquivamento eletrônico à prova de auditoria vêm da Association of Organizations and Information Systems. V .:

1. Cada documento deve ser armazenado adequadamente de acordo com os requisitos legais e organizacionais
2. O arquivamento deve ser feito completamente - nenhum documento pode ser perdido no caminho para o arquivo ou no próprio arquivo
3. Cada documento deve ser arquivado o mais cedo possível na organização
4. Cada documento deve corresponder ao seu original e ser arquivado de forma inalterável
5. Cada documento só pode ser visualizado por usuários devidamente autorizados
6. Deve ser possível encontrar e reproduzir todos os documentos em um tempo razoável
7. Cada documento pode ser destruído no mínimo após o término de seu período de retenção. H. excluído do arquivo
8. Cada ação que muda no sistema de arquivo eletrônico deve ser registrada de uma forma que seja compreensível para pessoas autorizadas
9. Todo o processo organizacional e técnico de arquivamento pode ser verificado por um terceiro especialista a qualquer momento
10. Para todas as migrações e mudanças no sistema de arquivo, a conformidade com todos os princípios listados acima deve ser garantida

Implementação dos requisitos em sistemas de arquivo eletrônico

Para atender a esses requisitos, foram criados sistemas de arquivo que consistem em bancos de dados , software de arquivo e sistemas de armazenamento, que são oferecidos por vários fabricantes e integradores de sistema na Alemanha. Estes sistemas baseiam-se principalmente na abordagem de usar um banco de dados de referência com os critérios de administração e índice para se referir a uma memória externa na qual os objetos de informação são mantidos. Essa arquitetura de banco de dados de referência foi necessária para mover grandes quantidades de informações do armazenamento online rápido, mas de alto custo, para o armazenamento de arquivo separado. A base de dados permite que o documento seja reencontrado a qualquer momento por meio do índice e disponibilizado ao usuário com um programa de exibição correspondente. Nos primeiros dias dessa tecnologia, era principalmente uma questão de sistemas independentes e muito fechados que praticamente levavam a "ilhas" no cenário de TI. Hoje, os sistemas de arquivo são integrados à infraestrutura de TI como serviços subordinados (→ arquitetura orientada a serviços ), são servidos diretamente por aplicativos especializados e de comunicação de escritório e também fornecem a esses aplicativos as informações de que precisam para processamento e exibição. Para o usuário, é irrelevante onde as informações necessárias são armazenadas. A discussão sobre o meio de armazenamento "certo" para arquivamento eletrônico geralmente é conduzida apenas por especialistas de TI, equipe de projeto e departamentos jurídicos quando se trata de selecionar e introduzir um sistema de arquivamento eletrônico.

Requisitos funcionais para um sistema de arquivo eletrônico

Os sistemas de arquivo eletrônico são caracterizados pelas seguintes características independentes:

• acesso direto baseado em programa a objetos de informação individuais, comumente também chamados de documentos ou coleções de informações, por exemplo B. Listas, recipientes com vários objetos etc.
• Gestão apoiada por banco de dados dos objetos de informação com base em metadados e, se necessário, indexação de texto completo do conteúdo dos objetos de informação arquivados
• Apoio a várias estratégias de indexação e pesquisa para poder acessar as informações buscadas diretamente
• Armazenamento uniforme e compartilhado de quaisquer objetos de informação, de fac - símiles digitalizados a arquivos de formato de documento e e-mails a estruturas XML complexas , listas, documentos COLD ou todo o conteúdo do banco de dados
• Gerenciamento de sistemas de armazenamento com mídia que só pode ser gravada uma vez, incluindo acesso a mídia que não está mais diretamente no sistema de armazenamento
• Garantir a disponibilidade das informações armazenadas por um longo período de tempo , que pode levar décadas
• Fornecimento de objetos de informação independente da aplicação que os criou originalmente em diferentes clientes e com transferência para outros programas
• Suporte de “conceitos de classe” para simplificar a aquisição por herança de características e estruturação da base de informações
• Conversor para gerar formatos de arquivo e visualizadores estáveis ​​de longo prazo ( visualizador em inglês ) para exibir objetos de informação para os quais o aplicativo original não está mais disponível
• Proteção dos objetos de informação armazenados contra acesso não autorizado e contra mutabilidade das informações armazenadas
• Gerenciamento abrangente de diferentes sistemas de armazenamento para, por exemplo, B. para garantir acesso rápido e fornecimento rápido de informações por meio de armazenamento intermediário (caches)
• Interfaces padronizadas para poder integrar arquivos eletrônicos como serviços em qualquer aplicação
• Funcionalidade de recuperação independente para poder reconstruir sistemas inconsistentes ou interrompidos por conta própria sem perdas
• Registro seguro de todas as mudanças em estruturas e objetos de informação que possam comprometer a consistência e recuperabilidade e documentar como a informação foi processada no sistema de arquivo
• Suporte de padrões para o registro especial de informações em mídias de armazenamento usando processos WORM , para documentos armazenados e para metadados que descrevem objetos de informação , a fim de garantir disponibilidade de longo prazo e segurança de migração
• Suporte para processos de migração automatizados, rastreáveis ​​e sem perdas

Todas essas propriedades devem deixar claro que não se trata de gerenciamento de armazenamento hierárquico ou backup de dados convencional . Os sistemas de arquivo eletrônico estão em uma classe própria e pertencem como serviços subordinados em toda infraestrutura de TI.

Tecnologias de armazenamento para arquivamento eletrônico

No caso das tecnologias de armazenamento eletrônico , é necessário separar o software de administração e controle, por um lado, e a própria mídia de armazenamento, por outro. No passado, as mídias convencionais de armazenamento magnético não eram consideradas adequadas para arquivamento eletrônico à prova de auditoria , pois as informações armazenadas podem ser alteradas e substituídas a qualquer momento. Isso se aplica especialmente a discos rígidos gerenciados dinamicamente por sistemas operacionais. Influências magnéticas, "colisões de cabeça" e outros riscos atribuíram os discos rígidos ao papel de puro armazenamento online. Além da capacidade de apagamento, as fitas magnéticas também estão sujeitas a altas cargas e desgaste, bem como a sobreposições magnéticas se forem armazenadas por muito tempo.

Mídia WORM convencional

Na década de 1980, foram desenvolvidas mídias especiais de armazenamento óptico-digital que só podem ser gravadas uma vez na unidade com um laser sem contato. Essa tecnologia de armazenamento é chamada de WORM “Write Once, Read Multiple Times”. Os próprios meios de armazenamento são protegidos contra alterações por suas propriedades físicas e oferecem uma vida útil significativamente mais longa do que os meios magnéticos conhecidos até então.

Os seguintes tipos se enquadram nesta categoria de mídia de armazenamento:

CD-WORM

Mídia CD-R

Com o CD, que só pode ser gravado uma vez e tem uma capacidade de armazenamento de cerca de 650 megabytes, a superfície de armazenamento do meio é irreversivelmente alterada quando é gravado. As mídias de CD são padronizadas pela ISO 9660 e são baratas. No entanto, a qualidade de algumas mídias baratas não deve ser considerada suficiente para arquivamento de longo prazo. Existem vários fornecedores de unidades e mídia. O controle das unidades é suportado diretamente pelos sistemas operacionais.

DVD-WORM

Semelhante ao CD, a superfície de armazenamento do DVD-ROM é irreversivelmente alterada no meio. Os DVDs oferecem diferentes capacidades de armazenamento entre 4 e 24 gigabytes. Quando usado para arquivamento, deve-se garantir que a unidade e a mídia atendam aos requisitos de disponibilidade de longo prazo. Existem também vários fornecedores aqui e a maioria das unidades é diretamente suportada pelos sistemas operacionais comuns.

5¼ "SEM-FIM

Essas mídias e unidades são tecnologias tradicionais projetadas especificamente para arquivamento eletrônico. As mídias ficam em uma capa protetora e, portanto, estão mais bem protegidas contra as influências ambientais do que o CD e o DVD, que foram desenvolvidos para o mercado consumidor. A mídia é gravada com laser e oferece um nível extremamente alto de proteção contra falsificações. O estado da arte atual são as chamadas mídias UDO , que usam um laser azul e oferecem uma capacidade de armazenamento de 60 gigabytes. No futuro, podem-se esperar capacidades significativamente maiores por meio. A desvantagem é que a mídia de gerações anteriores da mídia de 5¼ ″ não pode ser usada em novas unidades. É necessário um driver especial para a conexão de unidades de 5¼ ″.

Os chamados jukeboxes , ou seja, trocadores de registro automáticos, são usados ​​para gerenciar e usar a mídia . Com a ajuda do software, eles fornecem as informações necessárias da mídia. Como regra, o software também permite gerenciar as mídias que não estão mais na jukebox e devem ser adicionadas manualmente a pedido. O software para controlar jukeboxes está integrado diretamente no software de arquivo, mas também é oferecido como software de controle independente. Para conectar jukeboxes, você geralmente usa seu próprio servidor, que também cuida da administração e do armazenamento em cache. Esses sistemas agora também podem ser usados ​​como Network Attached Storage (NAS) ou integrados em Storage Area Networks (SAN).

Novas tecnologias

Além do armazenamento de arquivo tradicional baseado em mídia removível ótica digital rotativa, duas outras tecnologias estão surgindo:

Armazenamento endereçado de conteúdo (CAS)

São sistemas de disco rígido que usam software especial para obter as mesmas propriedades de um meio WORM convencional. A substituição ou alteração das informações no sistema de armazenamento é evitada pela codificação durante o armazenamento e o endereçamento especial. Esses sistemas de armazenamento CAS são subsistemas autocontidos que, no entanto, podem ser integrados diretamente ao ambiente de TI quase como sistemas convencionais de disco rígido. Eles oferecem capacidades de armazenamento com alto desempenho na faixa de terabytes.

Fitas WORM

As fitas WORM são fitas magnéticas que também atendem aos requisitos de um meio WORM convencional devido às várias propriedades combinadas. Isso inclui mídia de fita especial, bem como cartuchos protegidos e unidades especiais que garantem gravação única. Especialmente em data centers onde robôs de fita e sistemas de biblioteca já estão instalados, as fitas WORM são um componente fácil de integrar para arquivamento de longo prazo.O software de controle existente pode lidar com a mídia e também automatizar a cópia e salvamento correspondentes. Arquivos em disco rígido ou fita WORM são uma opção, especialmente para empresas maiores e administrações com data centers, pois podem ser facilmente integrados às operações em andamento. O uso de fitas WORM para acesso online é duvidoso, entretanto, há tempos de espera tanto para a inserção da fita pelo robô quanto para rebobinamento. Se os dados são organizados em contêineres, também pode haver vários processos de retrocesso para um único objeto de dados dentro do contêiner (leitura do índice, leitura do objeto de dados, leitura de uma soma de verificação). Associado a isso está uma tensão correspondente no hardware e nas próprias fitas.

Estratégias para garantir a disponibilidade de informações arquivadas

estandardização

A conformidade com os padrões é um pré-requisito essencial para a disponibilidade de informações eletrônicas a longo prazo. Os formatos de gravação, metadados , mídia e formatos de arquivo dos próprios objetos de informação devem ser levados em consideração, assim como o armazenamento de longo prazo deve ser levado em consideração na geração de dados. Formatos estáveis ​​de longo prazo devem ser usados ​​preferencialmente. As propriedades de tal formato devem ser uma ampla distribuição, uma especificação aberta (padrão) ou o desenvolvimento especial como um formato para armazenamento de dados de longo prazo. Exemplos de formatos padronizados são XML arquivos, TIFF e PDF / A arquivos. Existem vários formatos de metadados padronizados para metadados . A arquitetura dos sistemas de arquivo e a estrutura dos objetos de informação foram padronizadas pela ISO 14721 ( Open Archival Information System ). Uma interface baseada em XML (XAM) é fornecida pelo SNIA , a associação guarda-chuva de fabricantes de armazenamento, para conectar o armazenamento de arquivos .

migração

Um método de garantir a disponibilidade é migrar as informações para um novo ambiente de sistema. Em certas circunstâncias, representa um risco se as informações não forem migradas de uma solução de sistema para outra de maneira comprovadamente inalterada, completa e irrestrita. Originalidade e autenticidade podem ser questionadas pela migração. Por outro lado, a mudança tecnológica força os usuários a mudar para novos componentes de armazenamento e gerenciamento em tempo hábil, a fim de manter as informações disponíveis. Portanto, a migração deve ser planejada quando um sistema de arquivamento e armazenamento é configurado pela primeira vez, para que a mudança possa ser realizada sem risco e esforço. A “migração contínua” controlada, sem perdas e é atualmente a solução mais importante para manter as informações disponíveis por décadas e séculos. Devido às mudanças e à consolidação do mercado de gerenciamento de documentos com o desaparecimento de vários provedores, o tema da migração tem sido discutido com frequência. A eliminação de produtos individuais torna necessária a migração para outros formatos, às vezes com a ajuda de um programa de migração separado. Qualquer pessoa que introduz um sistema de arquivo deve, portanto, lidar com o tópico do planejamento de migração desde o início.

emulação

No mundo científico, um segundo modelo está sendo discutido com intensidade semelhante: a emulação . Emulação significa simular as propriedades de um sistema mais antigo de forma que os dados desse sistema também possam ser usados ​​novamente com computadores e sistemas operacionais mais novos. Existem alguns exemplos, por exemplo, em jogos de computador ou computadores Apple. No entanto, essa estratégia de solução ainda não é usada em grande medida na área de armazenamento de dados de longo prazo. As desvantagens são que o esforço para futuras etapas de emulação não pode ser planejado e, se a mudança de paradigma for muito grande, um dia pode não ser mais viável. Essas desvantagens também se aplicam de forma semelhante às migrações que não foram realizadas a tempo.

Encapsulamento

O processo de encapsulamento é particularmente adequado como preparação para emulação. Além do arquivo ou objeto de informação a ser preservado, o software com o qual pode ser visualizado e reproduzido e os metadados associados são armazenados em uma "cápsula". Isso significa que todas as informações necessárias para uso são imediatamente armazenadas de maneira conectada no futuro. Com esse método, os objetos a serem salvos podem se tornar muito grandes, mas sem garantir totalmente que o software arquivado também será executado em ambientes de sistema operacional futuros.

Conversão em tempo de execução

Se os formatos dos objetos de informação a serem armazenados não podem ser controlados e não restritos a alguns formatos de longo prazo, conversores e visualizadores devem ser mantidos disponíveis no lado do sistema, que convertem formatos antigos em formatos exibíveis quando os objetos são chamados. A médio prazo, isso leva a um grande número de conversores e visualizadores a serem mantidos, para os quais uma administração independente é necessária para poder chamar o conversor atual adequado para um objeto de informação mais antigo . A conversão em tempo de execução difere da emulação porque um ambiente mais antigo não é chamado, mas o objeto é convertido para o ambiente atual. Propriedades especiais de formatos, assinaturas eletrônicas e componentes de gerenciamento de direitos digitais podem causar problemas aqui, como acontece com os outros métodos.

Requisitos legais e regulamentares para arquivamento eletrônico

O tópico de arquivamento e armazenamento de longo prazo ganhou importância nos últimos anos, principalmente devido a requisitos legais e regulamentares. O tratamento igual de documentos digitais com assinatura eletrônica como documentos convencionais em papel, a Lei Sarbanes-Oxley e outros requisitos de conformidade nos EUA, a discussão sobre o arquivamento de dados fiscais relevantes de acordo com o GDPdU na Alemanha tornam necessários sistemas de arquivamento e armazenamento à prova de auditoria . Ao discutir os requisitos legais, muitas vezes surge a questão do meio de armazenamento “correto”. A mídia WORM tradicional , que só pode ser gravada fisicamente uma vez, afirma ser a única mídia de armazenamento correta . Os fabricantes de sistemas de disco rígido e fitas WORM se opuseram. Em princípio, porém, as leis e portarias são (ou deveriam ser) neutras em relação à mídia, uma vez que as mudanças tecnológicas também devem ser levadas em consideração em vista dos longos períodos de retenção. Portanto, não existe o meio de armazenamento “certo” . Todo o processo de arquivamento deve ser fechado e seguro. Isso vai além da questão de unidades de armazenamento e mídia e também inclui processos organizacionais.

Desenvolvimento adicional

O arquivamento eletrônico corresponde ao componente “preservar” no modelo de gerenciamento de conteúdo corporativo.

Nesse ínterim, o software tornou-se decisivo para o uso de tecnologias de armazenamento de arquivos. Garante que a informação não pode ser alterada independentemente do meio, permite um acesso rápido e gere quantidades gigantescas de memória. Até agora, os arquivos eletrônicos têm sido um domínio especial dos fornecedores de sistemas de arquivos. Agora, no entanto, a própria tecnologia de armazenamento está se tornando cada vez mais inteligente. O software de gerenciamento de sistema e gerenciamento de armazenamento agora também gerencia os arquivos eletrônicos. Além disso, um arquivo convencional , gerenciamento de registros ou sistema de gerenciamento de conteúdo ainda pode ser usado para estruturar, organizar, indexar e fornecer as informações. No entanto, os provedores de sistema de armazenamento estão fazendo upgrade. Seu objetivo é fornecer armazenamento de arquivos como sistema operacional de infraestrutura próximo e igual para todos os aplicativos: Essa tendência em 2003 é o gerenciamento do ciclo de vida da informação ( gerenciamento do ciclo de vida da informação em inglês , ILM ) e chamado para incluir o arquivamento eletrônico. Em particular, a promessa de que as migrações de ILM são desnecessárias ou automatizadas desperta o interesse de muitos usuários. As demandas colocadas no ILM estão claramente além do gerenciamento de armazenamento hierárquico convencional (HSM). É cada vez mais sobre software para gerenciar todo o ciclo de vida das informações, em vez de hardware de armazenamento puro. O arquivamento eletrônico é usado como um serviço subordinado que é integrado às soluções Enterprise Content Management (ECM), mas está disponível como um componente de arquivamento para todos os aplicativos cujas informações devem ser armazenadas com segurança a longo prazo.

Formulários especiais

• Arquivo de email
• Arquivo de banco de dados
• Arquivo da web

Veja também

• ArchiSafe
• Certificação CompTIA CDIA +
• MoReq , Requisitos do Modelo
• OAIS , Sistema de Informação de Arquivo Aberto
• OPENARCHIVE - solução de arquivo aberto de longo prazo
• OAI Open Archives Initiative
• Armazenamento de dados temporais
• Documentação do procedimento de acordo com GoBS
• Web ARChive

literatura

• Uwe M. Borghoff , Peter Rödig, Jan Scheffczyk, Lothar Schmitz: Long-term archiving . dPunkt-Verlag, 2003, ISBN 3-8986-4245-3 .
• Ulrich Kampffmeyer , Jörg Rogalla: Princípios de arquivamento eletrônico . VOI Compendium Volume 3. VOI Association Organizational and Information Systems e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6 .
• Ulrich Kampffmeyer: Fundamentos de gerenciamento de documentos . Gabler Verlag 1997, ISBN 3-4098794-0-4 .
• Ulrich Kampffmeyer: Arquivamento eletrônico e tecnologias de armazenamento . Guia de armazenamento, 2004.
• Ulrich Kampffmeyer: Tecnologias de documentos: para onde vamos? . Hamburgo 2003, 411 páginas, ISBN 3-9806756-4-5 .

Links da web

• Catálogo de links sobre arquivamento em curlie.org (anteriormente DMOZ )
• Nestor : portal em alemão para arquivamento eletrônico
• ISO 14721: 2012 OAIS Open Archive Information System http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284 , baseado no padrão CCSDS OAIS (Livro Magenta), download gratuito http: //www.project-consult.de/files/ISO_14721_OAIS_V2.pdf (PDF, 1,4 MB)

Evidência individual

Esta versão foi adicionada à lista de artigos que vale a pena ler em 27 de outubro de 2006 .